Fuhrparkmanagement 2.0 – Technik im Dienst kosteneffektiven Flotten-Handlings

LKW Flotte | © panthermedia.net / KuzmafotoLKW Flotte | © panthermedia.net / Kuzmafoto

Perfekte Routenplanung und effiziente Auslastung der Fahrzeuge gehört zu den Hauptkriterien gelungenen Fuhrparkmanagements – schön, wenn dabei auch noch Kosten eingespart werden können. Dabei gilt es jederzeit die Übersicht über wichtige Termine wie die nächste HU im Auge zu behalten. Auch hilft allgegenwärtige, transparente Übersicht über sämtliche Kosten. Sie kann durch sorgfältige Erfassung und Pflege aller Kostenstände und Rechnungen gelingen und mögliche Einsparpotentiale ausschöpfen. Spezielle, flexibel anpassbare Fuhrpark-Software steht bereit, um Abläufe und Leistungen zu erfassen, zu dokumentieren und so leichter Oberhand über den Kostenapparat zu behalten.

Effektives Fuhrparkmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben in Logistik-Unternehmen und Firmen, die über einen großen Fuhrpark verfügen. Dabei steht viel Zeit der Mitarbeiter und Geld auf dem Spiel, das aus Unternehmersicht gewonnen aber auch verloren werden kann.

Spezifische, am Markt erhältliche Fuhrpark-Software kann dazu beitragen, verantwortlichen Mitarbeitern gerade in größeren Betrieben die Arbeit zu erleichtern. Alternativ kann auch auf eine externe Online-Fuhrparkverwaltung zurückgegriffen werden.

Ziel muss in beiden Fällen sein, im Zuge von Controlling-Maßnahmen die exakte und ständige Erfassung von Kilometerständen und Laufleistungen jedes einzelnen Fahrzeugs auch im Vorfeld zu gewährleisten. So können etwa die zu erwartenden Parameter bei Leasing-Verträgen auch tatsächlich eingehalten werden.

Zudem gilt es, jederzeit die Übersicht über wichtige Termine wie nächste Inspektionen und Hauptuntersuchungen nicht aus den Augen zu verlieren und Kostentransparenz durch sorgfältige Erfassung und Pflege aller Kostenstände und Rechnungen einzuhalten. Ziel muss sein, mögliche Einsparpotentiale zu entdecken und sie auch konsequent zu nutzen.

Einbeziehen von Softwarelösungen

Softwarelösungen als Idee | © panthermedia.net / peshkova

Softwarelösungen als Idee | © panthermedia.net / peshkova

Prinzipiell kann die Verwaltung des Fuhrparks an einen externen Service Anbieter ausgelagert oder vom Unternehmen selbst gemanagt werden. Dabei werden alle Informationen und Daten in einem digitalen Datensystem mit hohem Automatisierungsgrad der gehandelten Prozesse gebündelt.

Tendenziell steigt in der Unternehmenszentrale mit zunehmender Betriebsgröße auch die Bereitschaft, die Fuhrpark-Verwaltung an Fuhrpark-Consulter oder externe Dienstleister outzusourcen.

Dahinter steht die gewonnene Erkenntnis, dass interne Verwaltung mit viel Zeit und Mühe verbunden ist und in der Regel nicht dem Kerngeschäft des Unternehmens dient.

Softwarelösungen wie Fuhrparkmanagement- Systeme können aber auch inhouse bei Verwaltung, Planung und Kontrolle des Fuhrparks eines Unternehmens helfen, Zeit und damit Kosten besser zu kalkulieren und einzusparen. Dabei werden mit Hilfe von GPS-Daten alle Informationen eines Fahrzeuges an einen Server weitergeleitet.

Je nach Einsatzzweck können Flottenmanagement-Tools eine zentrale Datenbank mit den wichtigsten Zahlen und Werten pflegen, wenn es um eine Übersicht über den Fahrzeug-Status geht. Andere Unternehmen wiederum nutzen Software-Lösungen um ihre Fahrer optimal zu managen oder auch die Qualität Ihrer Liefer- und Fahrtzeiten besser bewerten und damit optimieren zu können. Hier kommt verstärkt GPS-Tracking zur Sendungsverfolgung ins Spiel, das unverzichtbares Tool zur Routenplanung ist. Eine Schnittstelle zu stationären Navigationssystemen kann vor dem Hintergrund wertvoll sein und Routenplanung und Echtzeit-Navigation erleichtern helfen.

Zu den gängigsten Software-Features gehören etwa:

  • Unterstützung bei sämtlichen Fuhrparkprozessen von der Terminüberwachung, über Fahrzeugverwaltung und Schadenmanagement bis hin zu Controlling und Strategieplanungen
  • Verwaltung von Tankkarten und Strafzettel
  • Erfassen aller offenen wie beseitigten Schäden und Verknüpfung mit beteiligten Fahrern, inklusive voraussichtlichem Werkstattaufenthalt und Ausfallzeit
  • Erstellen von Kostenreports: Vergleichende Auflistung der Kosten und Laufleistung aller Fahrzeuge
  • Anzeige der laufenden Fuhrparkgesamtkosten nach Kostenstelle, Standort, Fahrzeugmarke, Kraftstoffart etc.

Spritkosten sparen mit elektronischen Tankkarten

Geld sparen | © panthermedia.net / monkeybusiness

Geld sparen | © panthermedia.net / monkeybusiness

Bürokratischer Mehraufwand kostet Zeit und damit Geld, und kann durch Tankkarten reduziert werden. So können etwa alle steuerrechtlich relevanten Daten durch deutlich verringerte Papierlast in der Buchhaltung schneller und direkter an das Finanzamt weitergeschickt werden. Tankkarten helfen dabei, Kilometerstände und Kraftstoffverbräuche exakt und umfassend zu erfassen und die Daten in den Kostenbestand eines zentralen Software-Tools jederzeit einzupflegen.

Viele bundesdeutsche Tankstellen räumen Preisnachlässe gegen Vorlage von Tankkarten ein, selbst Sonderrabatte von bis zu fünf Cent pro Liter lassen sich an häufig frequentierten Stamm-Tankstellen noch zusätzliche aushandeln. Es gibt vereinzelt sogar Festpreisangebote, bei denen beim Einsatz einer Tankkarte die Preise ein Jahr lang konstant bleiben. Damit sind Fahrtkosten nicht von den allgemeinen Schwankungen abhängig, die bei Kraftstoffen oft zu beobachten sind.

Dabei sollte jedoch eine Tankkarte jeweils auch nur in Verbindung zu einem bestimmten Fahrzeug und Fahrer stehen, um Daten im zentralen Software-System nutzbar zu machen und entsprechendes Controlling zu gewährleisten.

Bei einigen Anbietern können selbst die Mautkosten über die Karte beglichen werden. Vor dem Hintergrund stellt die tägliche Verwendung von elektronischen Tankkarten ein wichtiges Tool dar, um hohe Fuhrpark-Transparenz im Unternehmen zu gewährleisten und die Zettel- und Belegflut von einst wirkungsvoll einzudämmen.

Online-Bestellen von Kennzeichen und elektronische Führerscheinkontrolle

Betriebe können sich auch durch Online-Bestellungen von Fahrzeug-Kennzeichen und Führerscheinen das Leben leichter machen, die einfach automatisch elektronisch kontrolliert werden können. So lassen sich durch Kfz-Kennzeichen im Netz bis zu 70 Prozent gegenüber der Prägebehörde einer Zulassungsstelle an Geld einsparen. Zusätzlich können Unternehmen von der enormen Zeitersparnis profitieren. Auch lässt sich bequem zwischen den verschiedenen Abmessungen eine Auswahl treffen und Menge wie Kennzeichenart mit einem Klick bestimmen.

Einige Service-Portale bieten mittlerweile in dem Segment zusätzlichen Express-Service an, der die Schilder bereits am nächsten Werktag ausliefert. Zumindest kann der Versand der gekauften Kennzeichen zumeist innerhalb von drei Werktagen abgewickelt werden, eine Wartezeit vor Ort entfällt.

Um den Überblick über die Führerscheine der Mitarbeiter zu behalten, wurden automatische Kontrollverfahren entwickelt, die Unabhängigkeit von regelmäßigen Fahrzeugprüfungen garantieren soll. Hierzu wird jeder Fahrer einmalig registriert. Auf dem Führerschein wird dabei ein elektronisches Siegel angebracht, mit dem die Fahrer an speziellen Prüfstationen mit eigenen Lesegeräten den Führerscheinnachweis erbringen können.

So können individuelle Fahrer-Benachrichtigungen bewerkstelligt, umfassende Reportings erstellt sowie alle Flotten-Mitarbeiter zentral erfasst und dokumentiert werden. Im Schaden- oder Versicherungsfall etwa kann damit exakt nachgewiesen werden, ob der Lenker alle Pflichten ordnungsgemäß erfüllt hat.
Führerscheinkontrolle ist mittlerweile auch per Smartphone möglich.

Ressourcen schonen mit mobilem Reifenwechsel

Der nächste Reifenwechsel kommt bestimmt: Um die Effizienz im Fuhrpark-Alltag zu steigern, bietet sich etwa auch ein mobiler Reifenservice an, bei dem der Dienstleister zum Unternehmen kommt, um die Fahrzeugflotte reifentechnisch auf den neuesten Stand zu bringen.

Statt wie früher die Werkstatt oder den Kundendienst des Vertrauens vor Ort aufsuchen zu müssen, und dabei wertvolle Ressourcen wie Zeit und Geld zu bemühen, bieten immer mehr Startups mobile Reifenwechsel quasi vor der eigenen Haustür an. Die Terminvergabe läuft über einen Online-Kalender auf der Internetseite der Reifenwechsler. Im Schnitt sparen die Kunden ein bis zwei Stunden Zeit, wenn sie den mobilen Service beauftragen.

Bei einem Fuhrpark von 20 Fahrzeugen kommen laut Insider-Schätzungen pro Wechselsaison 38 Stunden zusammen, die im Betrieb eingespart und anderweitig genutzt werden können.

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